Soft controls behoren geen moetje te zijn van accountants en toezichthouders; het behoren instrumenten te zijn van modern Governance.
Controls zijn factoren die houding, gedrag en denken beïnvloeden.
Controls is een medaille met twee kanten.
Soft controls zijn afspraken om het gedrag van medewerkers en culturele aspecten binnen de organisatie te beïnvloeden. Beïnvloeding dus van wat mensen willen: de intenties van mensen.
Met soft controls ben je preventief bezig: je doet een uitspraak over de waarschijnlijkheid dat zich misstanden kunnen voordoen en je scherpt op basis van die (door meting) gekende gedragsrealiteit de bedoelingen van de organisatie aan.
Soft controls zijn positieve afspraken. Met grote positieve gevolgen, want je stroomlijnt de organisatie op een dieper niveau. Verborgen kosten van het niet afgestemd zijn in bedoelingen nemen af. Je vermogen tot winst maken neemt toe.
Soft controls zijn positieve beperkingen van de vrijheid van mensen: vrijheid zonder begrenzing is non-vrijheid. Net zoals kwaliteit zonder begrenzing non-kwaliteit is.
Hard controls zijn grenzen – door regels, procedures, wetten, normen – aan de vrijheid van mensen om te kunnen doen wat mensen willen. Hard controls bepalen wat wel en niet mag.
De intentie van hard controls is voorkomen van herhaling van eerder vertoond gedrag en daarmee het voorkomen van de gevolgen die zulk eerder vertoond gedrag met zich heeft gebracht. Hard controls zijn gericht op iets negatiefs: iets dat je niet wilt hebben dat zich herhaalt.
Hard controls zijn negatieve beperkingen van de vrijheid van mensen die de bedoeling hebben om veiligheid te bevorderen. Hard controls zijn maatregelen die je achteraf neemt: als de schade geleden is.
Je hebt altijd een mix van beide nodig en hoe die mix eruit ziet is context (hard) en identiteit (zacht) bepaald. Die mix is een keuze, die je als bestuur moet kunnen maken. Daarom is de meetbaarheid van soft controls zo belangrijk.
Door duidelijk te zijn in het onderscheid tussen hard en soft controls, wordt ook duidelijk waarom het zo is dat als je alleen maar bezig bent met het aanscherpen van hard controls, je organisatie verandert in een ‘militair regime’ waarin je precies het omgekeerde bereikt van wat je zou willen bereiken: mensen voelen zich niet vrij om te doen wat past of de bedoeling is. Je creëert met alleen harde maatregelen onvrij gedrag. Terwijl hard controls de intentie hebben om veiligheid te bevorderen, leidt de eenzijdige toepassing van hard controls tot het omgedraaide. Er ontstaat geen stroomlijning op dieper niveau in de organisatie met alleen hard controls. De gecreëerde harde veiligheid betekent op dieper niveau juist gevoelens van onveiligheid: mensen voelen zich niet vrij om te melden als iets niet of juist wel deugt. Dat is een contra-intuïtief statement. Het is hetzelfde als zeggen: als je alleen maar op kosten stuurt, gaan de kosten structureel omhoog en niet omlaag.
Het onderscheid tussen hard en soft controls maakt daarmee tegelijk duidelijk dat vrijheid alleen in gebondenheid bestaat. Vrijheid heeft z’n grenzen, anders zou er geen sprake kunnen zijn van een organisatie met een (hard) doel en een (zachte) missie. Je moet dus afspraken maken over die bedoeling en dat zijn de soft controls. Je beperkt de vrijheden van mensen door in gezamenlijkheid af te spreken wat wel de bedoeling is.
